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『[新時代のワークスタイル]クラウド「超」活用術/北真也』

『[新時代のワークスタイル]クラウド「超」活用術/北真也』の紹介です。

著者はHacks for Creative Lifeの管理人さんです。


iPhoneとクラウドツールを使って
「成果を出し続けるための能力と仕組み」を作り上げること
が、
同書の目的です。

成果を出すために必要な土台は、次の二つです。

①セルフマネジメントシステム
②情報マネジメントシステム





①セルフマネジメントシステムとは、自己管理の仕組み。
②情報マネジメントシステムとは、アウトプットのもととなる情報を
収集・管理するための仕組みのことです。

Gooogleカレンダー、Toodledo、Evernote、Dropboxなどのクラウドツールと
iPhone/iPadアプリを主に利用します。


○使用する主なサービス

二つのシステムに最適なのは、次のクラウドツールです。
①セルフマネジメントシステム
  スケジュール管理→Gooogleカレンダー
  タスク管理→Toodledo

②情報マネジメントシステム
  メモの管理、参照する資料の管理→Evernote
  未読資料/編集する資料の管理→Dropbox

この4つのクラウドツールに、さまざまなiPhone/iPadアプリを連携させることで、
事細かなシステム作りが実践されています。



○情報はどこから来るかで3種類に分かれる


情報は、それがどこから来るかによって、次の3種類に分けられます。

①自分の内部から来る情報
②自分の外部から来る情報
③ライフログ

内からであれ、外からであれ、情報をキャッチしたら忘れないために、
書き留めることが必要です。

たとえば、①自分の内部から来る情報の記録についてですが、
著者はモレスキンに「気になること」を洗いざらい書き出し、
色で印をつけて、次のように振り分けます。

赤:タスク Toodledoに登録
青:スケジュール 手帳とGooogleカレンダーに登録
緑:メモ/参考情報 Evernoteに登録

こうすることで、頭の中の情報を、
セルフマネジメントシステムと情報マネジメントシステムに入れ込むわけです。

ともかくメモをとること。
とり漏らしを防ぐために、iPhoneやクラウドサービスを駆使することです。



○ActiveかArchiveか

同書で非常にわかりやすかったのはEvernoteとDropboxの使い分けです。

資料を保存するときに、EvernoteとDropboxのどちらを使うかは迷うところです。

同書では、はっきりした基準があります。

ActiveはDropboxに
ArchiveはEvernoteに 

いいかえれば、編集するものは
Dropboxに、参照するものはEvernoteに、 です。

「Active」とは、現在進行形で使われているファイルなどで、作成中の資料など。
「Archive」とは、編集を行わない資料で、たまに参照するようなファイルです。

電子書籍なら、未読はDropboxに入れ、読了したらEvernote移し替えます。

Evernoteは情報の収集と検索に優れていますが、
編集にはDropboxのほうが向いているからです。

ActiveかArchiveか?
これは判断基準として大変わかりやすいです。



○できるものを組み合わせて使う


同書では、「とにかく何もかもiPhoneとクラウドツールでやろう」
といっているわけではありません。

著者は、たとえばアイデア出しはモレスキンに手書きです。
また、会社でクラウドが使えないために、スケジュールも手帳での管理です。


ここは大事なところだと思います。

クラウドを使うには、サラリーマンは制約が多いのが実情です。

「やみくもに使おう」というのではなく、また「使えないから使わない」というのでもない。
アナログを含め、使えるものを使えるときに、うまく組み合わせてシステムを構築するしかありません。


いろいろなツールやアプリを実際ためしてみたうえで、
自分にあった「成果を出す仕組み」ができればいいのです。


○とりあえず、実践

同書では、さまざまなアプリとの連携の仕方や活用の方法が、
詳細に紹介されています。
なかなか管理人などには使いこなせそうもないのですが、
ひとつ、決めました。

今まで迷っていたEvernoteとDropboxの使い分けを、
これから整理していきます。







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